Blog.Plouceur

Attention, ceci n’est pas un billet sur le recyclage. Non, non. Pas de techno ni d’humour non plus (NON!) Ca va peut-être vous paraître chiant en fait parce que c’est du bêtement pratique. Mais à résoudre des problèmes pratiques, on doit normalement gagner un peu de temps pour le reste, non?

Alors ça fait un bout de temps que je cherche à me simplifier la vie pour trier et ranger ces tas de paperasses que nous sommes censés conserver X années, de préférence bien rangées histoire de pouvoir les retrouver facilement. Factures, échéanciers, garanties, justificatifs en tout genre, feuilles de salaire, décomptes de points retraite, ou encore contrats, relevés de compte, avis d’imposition… pfouuuuu le mal de tête! Il y en a des tonnes, les piles s’empilent et concrètement, lorsqu’on cherche un papier précis (généralement, c’est pour hier), il est toujours (je dis bien TOUJOURS) dans le gros paquet tout mélangé (car il est tombé au moins trois fois déjà). De toutes façons, je trie mes papiers 2 ou 3 fois par an maxi. ‘Soupir’

Mais j’ai une solution!

• d’abord numériser au fur et à mesure que les papiers arrivent,
• puis les taguer, pour les archiver, les trier de manière à pouvoir les retrouver facilement.

Ca rigole au fond de la salle… j’ai entendu: “Ca ne marchera jamais!”, “C’est comme les bonnes résolutions du nouvel an!”, “Il recommence avec la minute du docteur Plouceur”, et gna gna gna médisants que vous êtes. Ben si, ça marche.

Numériser

Dématérialiser, c’est tendance, et toutes les administrations, banques et assurances s’y mettent en vous refilant vos factures au format numérique via internet. Tout le monde est content sauf La Poste. Pour le reste, numériser est faisable à condition d’avoir le bon matos. Privilégier un scanner ou une imprimante multi-fonctions qui est capable de travailler sans ordinateur (”ordinateur éteint”) sinon vous ne numériserez jamais! C’est d’autant plus vrai si vous avez un portable qui ne reste pas allumé en permanence car le simple fait d’avoir à allumer l’ordi tuera dans l’oeuf votre bonne volonté. J’ai opté pour une multi-fonction HP wifi qui me permet de scanner directement sur une clef USB: 200 euros, et j’avais pas d’imprimante alors maintenant j’ai tout ce qu’il faut et même plus.

Trier

Voilà le vrai sujet de ce billet. Il faut un système de tri des docs numérisés qui soit le moins contraignant possible pour l’ajout d’un document et le plus souple possible pour la recherche. Car le but est, avec le minimum d’effort possible pour le tri, de pouvoir retrouver facilement et rapidement le papier recherché. Autrement dit, le cahier des charges, c’est: “séduire les feignasses!”

Une base données? No comment.

Une belle arborescence de répertoires? Ca ne marche pas, il faudrait que ce soit organisé comme un camp de militaires et l’apparition de nouveaux type de documents peut tout remettre en cause. Donc non.

Je n’irai pas plus loin, ça me parait évident: il faut utiliser des Tags (étiquettes)! Et le freeware que j’utilise est Tag2Find. Il permet de définir des tags pour n’importe quel fichier et puis bien sûr d’exploiter le nuage de tags qui en résulte pour retrouver ses docs par la suite.

Créer des tags sur chaque fichier: une galère? J’ai adopté une technique qui me convient bien (en d’autres termes, j’arrive maintenant à retrouver facilement et rapidement mes papiers, et c’est une première):

1. Je place mes documents numérisés dans un répertoire “Documents” dont la structure est très simple: 1 sous-répertoire par année.
2. Tag2Find peut se configurer pour détecter automatiquement l’ajout de nouveaux fichiers dans ce répertoire. Une icône d’état m’indique alors que de nouveaux fichiers doivent être tagués (étiquettés) et 1 clic sur l’icône suffit pour le faire.
3. Je crée au minimum 3 ou 4 tags par documents: l’année, le nom de la société ou de l’organisme, la nature du document et la personne concernée le cas échéant. Il m’arrive de rajouter 1 ou 2 autres tags mais c’est généralement suffisant. Quelques exemples:
   1. 2008, GDF, echeancier
   2. 2008, Creche, facture, Plouceur junior
   3. 2007, OrangeMobile, Facture, Plouceur
   4. 2007, Tresor, ImpotsRevenu, Declaration
   5. 2007, Tresor, ImpotsRevenu, Avis

Et voilà!

D’autres idées?

Le GéoPortail de l’IGN a sorti sa version 3D et c’est une réussite. J’ai vu particulièrement de très beaux paysages de montagne. La navigation 3D se fait grâce à un logiciel gratuit dédié appelé TerraExplorer qu’il faut télécharger (~7Mo) et installer. Ensuite, cliquez sur l’onglet 3D dans Geoportail et sa démarre tout seul. Le résultat est simplement très beau: fluide, précis, etc, etc. J’achète! Ah non, c’est gratuit

Cocorico! Etant donné les débuts un peu difficiles du site qui fut complètement saturé pendant plusieurs jours voire plusieurs semaines si je me souviens bien, victime de l’effet d’annonce sur les plus grands média (France Info en ce qui me concerne), j’avais bêtement gardé un mauvais a-priori sur ce service public, au profit de Google Earth. Mais les américains couvrent quand même beaucoup moins bien le territoire français: les détails manquent dès que l’on s’éloigne des grandes agglomérations et c’est bien dommage… et tant mieux pour GeoPortail auquel il ne manque rien pour vous permettre d’explorer la campagne française en 3D.

Si vous aimez ce genre d’applications, voyez le Comparatif La Terre vue de l’espace et du ciel du site LesNumeriques.com.

Bons vols