Trier les papiers

Attention, ceci n’est pas un billet sur le recyclage. Non, non. Pas de techno ni d’humour non plus (NON!) Ca va peut-être vous paraître chiant en fait parce que c’est du bêtement pratique. Mais à résoudre des problèmes pratiques, on doit normalement gagner un peu de temps pour le reste, non?

facture telephone par Alain BachelierAlors ça fait un bout de temps que je cherche à me simplifier la vie pour trier et ranger ces tas de paperasses que nous sommes censés conserver X années, de préférence bien rangées histoire de pouvoir les retrouver facilement. Factures, échéanciers, garanties, justificatifs en tout genre, feuilles de salaire, décomptes de points retraite, ou encore contrats, relevés de compte, avis d’imposition… pfouuuuu le mal de tête! Il y en a des tonnes, les piles s’empilent et concrètement, lorsqu’on cherche un papier précis (généralement, c’est pour hier), il est toujours (je dis bien TOUJOURS) dans le gros paquet tout mélangé (car il est tombé au moins trois fois déjà). De toutes façons, je trie mes papiers 2 ou 3 fois par an maxi. ‘Soupir’

Mais j’ai une solution!

  • d’abord numériser au fur et à mesure que les papiers arrivent,
  • puis les taguer, pour les archiver, les trier de manière à pouvoir les retrouver facilement.

Ca rigole au fond de la salle… j’ai entendu: “Ca ne marchera jamais!”, “C’est comme les bonnes résolutions du nouvel an!”, “Il recommence avec la minute du docteur Plouceur”, et gna gna gna médisants que vous êtes. Ben si, ça marche.

Numériser

Dématérialiser, c’est tendance, et toutes les administrations, banques et assurances s’y mettent en vous refilant vos factures au format numérique via internet. Tout le monde est content sauf La Poste. Pour le reste, numériser est faisable à condition d’avoir le bon matos. Privilégier un scanner ou une imprimante multi-fonctions qui est capable de travailler sans ordinateur (”ordinateur éteint”) sinon vous ne numériserez jamais! C’est d’autant plus vrai si vous avez un portable qui ne reste pas allumé en permanence car le simple fait d’avoir à allumer l’ordi tuera dans l’oeuf votre bonne volonté. J’ai opté pour une multi-fonction HP wifi qui me permet de scanner directement sur une clef USB: 200 euros, et j’avais pas d’imprimante alors maintenant j’ai tout ce qu’il faut et même plus.

Trier

Voilà le vrai sujet de ce billet. Il faut un système de tri des docs numérisés qui soit le moins contraignant possible pour l’ajout d’un document et le plus souple possible pour la recherche. Car le but est, avec le minimum d’effort possible pour le tri, de pouvoir retrouver facilement et rapidement le papier recherché. Autrement dit, le cahier des charges, c’est: “séduire les feignasses!”

Une base données? No comment.

Une belle arborescence de répertoires? Ca ne marche pas, il faudrait que ce soit organisé comme un camp de militaires et l’apparition de nouveaux type de documents peut tout remettre en cause. Donc non.

Je n’irai pas plus loin, ça me parait évident: il faut utiliser des Tags (étiquettes)! Et le freeware que j’utilise est Tag2Find. Il permet de définir des tags pour n’importe quel fichier et puis bien sûr d’exploiter le nuage de tags qui en résulte pour retrouver ses docs par la suite.

schriftzug_klein.jpg

Créer des tags sur chaque fichier: une galère? J’ai adopté une technique qui me convient bien (en d’autres termes, j’arrive maintenant à retrouver facilement et rapidement mes papiers, et c’est une première):

  1. Je place mes documents numérisés dans un répertoire “Documents” dont la structure est très simple: 1 sous-répertoire par année.
  2. Tag2Find peut se configurer pour détecter automatiquement l’ajout de nouveaux fichiers dans ce répertoire. Une icône d’état m’indique alors que de nouveaux fichiers doivent être tagués (étiquettés) et 1 clic sur l’icône suffit pour le faire.
  3. Je crée au minimum 3 ou 4 tags par documents: l’année, le nom de la société ou de l’organisme, la nature du document et la personne concernée le cas échéant. Il m’arrive de rajouter 1 ou 2 autres tags mais c’est généralement suffisant. Quelques exemples:
    1. 2008, GDF, echeancier
    2. 2008, Creche, facture, Plouceur junior
    3. 2007, OrangeMobile, Facture, Plouceur
    4. 2007, Tresor, ImpotsRevenu, Declaration
    5. 2007, Tresor, ImpotsRevenu, Avis

Et voilà!

D’autres idées?

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2 commentaire(s) et trackback(s)

  1. 1 lilau

    Tu fais de la sous traitance? parce que depuis qu’on est trois j’ai pas la place de mettre une multi fonction…….

  2. 2 catherinecef

    J’ai un seul point de désaccord avec vous quand vous dites que : “le cahier des charges c’est séduire les feignasses.

    En effet, la mise en place de votre système est une excellente idée. Combien de gens ont tout perdu, à la suite d’un incendie, d’un dégât des eaux, et autre problème grave de ce genre… C’est là que l’on mesure l’importance du bon choix de stockage de toutes les informations et documents vraiment indispensables à conserver, sans pour autant être envahi par le volume (le gros problème inévitable des originaux).

    C’est pourquoi, je vous dirais encore deux choses :

    - si votre système est fait pour “les feignasses”, il faut reconnaître qu’elles ont de
    l’endurance, car la mise en place est un peu fastidieuse, c’est vrai, mais combien
    en vaut-elle la peine n’est-ce-pas ;

    - si vous-même, qui avez conçu le système, êtes donc “une feignasse”, vous êtes une
    “feignasse intelligente et serviable”, car non content de mettre au point une idée
    pratique et précieuse pour tous les jours, vous la partagez encore avec les autre.

    Il n’a a que les sots et les “vraies feignasses” qui ont la critique aisée.

    Pour ma part, je n’ai qu’un mot pour vous remercier :

    BRAVO ! ET SI VOUS AVEZ ENCORE D’AUTRES IDEES DE CE TYPE, SURTOUT N’HESITEZ PAS A CONTINUER DE LES METTRE AU POINT ET A NOUS LES PARTAGER.

    Cordialement,

    catherinecef.

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